Вы когда-нибудь задумывались, сколько часов в месяц уходит на встречи, которые не приносят пользы? У каждого из нас — будь то менеджер, разработчик, HR или проджект — свои "часы пыток". Время, потраченное впустую, всегда бьет по продуктивности.
Вот честно, сколько раз вы выходили с созвона с мыслью: "Ну вот, еще час жизни потрачен зря"? Собрания, которые превращаются в бесконечные обсуждения, борьбу за слово, — это не просто потеря времени. Это убийство мотивации, энергии и в конечном итоге результата. Но что если я скажу, что встреча может быть не только полезной, но и вдохновляющей?
Как превратить встречу из пытки в инструмент?
Четкая цель. Если вы не можете сформулировать, зачем вы собрались — не собирайтесь. Каждая встреча должна иметь конкретную цель: принять решение, обсудить идею, согласовать план. И важно, чтобы эта цель была озвучена заранее. Все участники должны понимать, зачем они пришли и что именно будет обсуждаться. Это поможет избежать лишних вопросов и сохранить фокус.
Тайминг. Установите лимит времени для каждого выступающего. Заранее подготовленная речь в рамках заданного времени — это эффективно. Обрывать на полуслове — не лучшая идея, это может создать токсичную атмосферу. Но если встреча затягивается, это сигнал, что пора заканчивать. Два часа бесцельных обсуждений никому не принесут пользы.
Кто отвечает за результат? После каждой встречи должен быть человек, который берет на себя ответственность за выполнение решений. Иначе всё превращается в "поговорили и забыли". Это называется follow-up. Ведущий (один из руководителей) фиксирует ключевые моменты: что обсудили, кто за что отвечает, какие дедлайны. Этот документ отправляется в чат команды, где каждый может подтвердить, что ознакомился с итогами.
Используйте визуальные инструменты. Для мозговых штурмов и стратегических сессий отлично подходят инструменты вроде Miro или MURAL. Они помогут визуализировать идеи и вовлечь всех участников. Но для стандартных встреч, где обсуждаются задачи, подойдут и более простые решения: Google Таблицы, канбан-доски или даже обычные презентации. Главное, чтобы информация была наглядной и доступной для всех.
Эмпатия и вовлечение. Лучше вовлечь всех участников заранее, чтобы каждый понимал свою роль и значимость на встрече. Например, перед созвоном можно разослать краткий план с пометками, как каждый может внести вклад в обсуждение Но помните: если человеку неинтересно, он даст короткий ответ и останется равнодушным. Важно, чтобы каждый участник понимал, зачем он на встрече и как это связано с его задачами
Как это работает у нас?
На прошлой неделе мы собрались, чтобы обсудить новый проект. Повестка была отправлена за день, каждый пункт занял не больше 10 минут, а в конце мы чётко распределили задачи. Вместо привычных двух часов уложились в 40 минут, и уже на следующий день команда приступила к реализации. И самое главное, никто не почувствовал, что зря потратил время. Наоборот, все вышли с ощущением, что мы сделали шаг вперед.
Встреча — это не про болтовню, а про результат
Хотя иногда встреча может быть и про болтовню, если это её цель. Но это уже другой вопрос.
Если вы до сих пор проводите встречи "по старинке", попробуйте изменить подход. Кажется, что это банальные вещи, но именно на них мы часто не обращаем внимания.
Вот честно, сколько раз вы выходили с созвона с мыслью: "Ну вот, еще час жизни потрачен зря"? Собрания, которые превращаются в бесконечные обсуждения, борьбу за слово, — это не просто потеря времени. Это убийство мотивации, энергии и в конечном итоге результата. Но что если я скажу, что встреча может быть не только полезной, но и вдохновляющей?
Как превратить встречу из пытки в инструмент?
Четкая цель. Если вы не можете сформулировать, зачем вы собрались — не собирайтесь. Каждая встреча должна иметь конкретную цель: принять решение, обсудить идею, согласовать план. И важно, чтобы эта цель была озвучена заранее. Все участники должны понимать, зачем они пришли и что именно будет обсуждаться. Это поможет избежать лишних вопросов и сохранить фокус.
Тайминг. Установите лимит времени для каждого выступающего. Заранее подготовленная речь в рамках заданного времени — это эффективно. Обрывать на полуслове — не лучшая идея, это может создать токсичную атмосферу. Но если встреча затягивается, это сигнал, что пора заканчивать. Два часа бесцельных обсуждений никому не принесут пользы.
Кто отвечает за результат? После каждой встречи должен быть человек, который берет на себя ответственность за выполнение решений. Иначе всё превращается в "поговорили и забыли". Это называется follow-up. Ведущий (один из руководителей) фиксирует ключевые моменты: что обсудили, кто за что отвечает, какие дедлайны. Этот документ отправляется в чат команды, где каждый может подтвердить, что ознакомился с итогами.
Используйте визуальные инструменты. Для мозговых штурмов и стратегических сессий отлично подходят инструменты вроде Miro или MURAL. Они помогут визуализировать идеи и вовлечь всех участников. Но для стандартных встреч, где обсуждаются задачи, подойдут и более простые решения: Google Таблицы, канбан-доски или даже обычные презентации. Главное, чтобы информация была наглядной и доступной для всех.
Эмпатия и вовлечение. Лучше вовлечь всех участников заранее, чтобы каждый понимал свою роль и значимость на встрече. Например, перед созвоном можно разослать краткий план с пометками, как каждый может внести вклад в обсуждение Но помните: если человеку неинтересно, он даст короткий ответ и останется равнодушным. Важно, чтобы каждый участник понимал, зачем он на встрече и как это связано с его задачами
Как это работает у нас?
На прошлой неделе мы собрались, чтобы обсудить новый проект. Повестка была отправлена за день, каждый пункт занял не больше 10 минут, а в конце мы чётко распределили задачи. Вместо привычных двух часов уложились в 40 минут, и уже на следующий день команда приступила к реализации. И самое главное, никто не почувствовал, что зря потратил время. Наоборот, все вышли с ощущением, что мы сделали шаг вперед.
Встреча — это не про болтовню, а про результат
Хотя иногда встреча может быть и про болтовню, если это её цель. Но это уже другой вопрос.
- Четкая цель = меньше воды
- Повестка = фокус на главном
- Тайминг = уважение к своему и чужому времени
- Ответственность = гарантия, что всё будет сделано
Если вы до сих пор проводите встречи "по старинке", попробуйте изменить подход. Кажется, что это банальные вещи, но именно на них мы часто не обращаем внимания.